Lecture de la balance de vérif. lit les données contenues dans le fichier où a été sauvegardée la balance de vérification produite par le logiciel comptable.
Les données du fichier lues par ExcelFSM sont le numéro de compte, le titre du compte et le solde du compte (Débit ou Crédit)
Le fichier est un fichier Excel (*.xls, *.xlsx).
Lecture du fichier contenant la balance de vérification
Après avoir mis en marche Excel, avec un nouveau classeur, sélectionner l'onglet FSM:
Cliquer le bouton Lecture de la balance de vérif. La boîte de dialogue windows suivante apparaît (les options non installées sont désactivées):
Si la fonction EF Consolidés est installée et Pour consolidation est sélectionné, cliquer OK affichera la boîte de dialogue Liste de Consolidation. Voir EF Consolidés.
Si la fonction Grand Livre Drill Down est installée et Avec les transactions du GL est sélectionné, voir GL Drill Down.
Balance de vérification contenue dans un fichier excel
La plupart des logiciels de comptabilité permettant d'exporter, de sauvegarder, ou d'imprimer la balance de vérification dans une feuille excel, ExcelFSM prend pour acquis que les données de la balance de vérification sont contenues dans une feuille excel.
La façon de faire pour transférer la balance de vérification dans une feuille excel pouvant varier d'un logiciel de comptabilité à l'autre, il appartient à l'usager de trouver cette façon de faire.
Pour déterminer la façon de faire la plus simple:
1. Si le logiciel comptable offre la possibilité de "exporter" directement dans une fichier excel (.xlsx ou .xls????), c'est cette façon de faire qui doit être privilégiée.
2. Si la première possibilité n'est pas offerte, mais que le logiciel comptable offre la possibilité de "exporter" dans un fichier .csv (Comma Separated Value), alors c'est cette deuxième possibilité qui doit être privilégiée.
3. Si aucune des deux possibilités précédentes n'est offerte par le logiciel de comptabilité, l'option "Imprimer dans un fichier texte" (.txt) devient alors la façon de faire. Une fois la balance de vérification imprimée dans un fichier texte, il suffit d'ouvrir ce fichier texte à partir de Excel et d'utiliser "Assistant importation de texte" alors activé par Excel, afin de séparer le texte par colonnes, puis d'enregister sous un fichier excel (.xlsx). C'est ce dernier fichier excel qui sera utilisé pour la lecture de la balance de vérification par ExcelFSM.
NOTE: Une balance de vérification contient des lignes de données non pertinentes pour ExcelFSM, tel les lignes d'entêtes, les lignes de bas de page, etc. Dans la plupart des cas, ExcelFSM ignore ces lignes et limite la lecture aux données relatives aux comptes de la balance de vérification (débute avec le premier compte ayant un solde différent de zéro). Dans les cas où des problèmes de lecture surgissent, il est conseiller de modifier préalablement le fichier et d'éliminer les lignes non relatives à un compte.
NOTE: ExcelFSM peut lire une balance de vérification ayant les débits et les crédits dans la même colonne.
Cliquer OK. La boîte de dialogue windows suivante apparaît:
Figure 1: Sélectionneur de fichiers
Sélectionner le type de fichier (en bas à droite).
Sélectionner le répertoire où est conservé le fichier.
Sélectionner le fichier contenant la balance de vérification et cliquer Ouvrir.
Si le fichier excel contient plus d'une feuille, sélectionner la feuille contenant les données de la balance de vérification à lire.
ExcelFSM copie la feuille contenant la balance de vérification dans une feuille renommée 'Données', insérée temporairement dans le classeur.
ExcelFSM affiche alors la boîte de dialogue suivante, permettant de spécifier de l'information additionnelle concernant les données de la balance de vérification:
Figure 2: Information concernant les données de la balance de vérification
Nom de l'entreprise - Le nom de l'entreprise sera utilisé pour identifier le classeur Excel (en étant combiné avec la date de la balance de vérification), pour initialiser une cellule lors de l'élaboration de l'état financier, avec le bouton Nom d'entreprise, et lors de la génération des feuilles du dossier de travail. Il sert également à distinguer les succursales pour les états financiers consolidés.
Date de la balance de vérification - La date de la balance de vérification sera utilisée pour identifier le classeur Excel (en étant combinée avec le nom de l'entreprise), pour initialiser une cellule lors de l'élaboration de l'état financier, avec le bouton Date, pour calculer la variation des soldes entre deux périodes finanicères, ainsi que pour sélectionner les périodes des soldes Comparatifs.
NOTE: Le champ Date de la balance de vérification de la boîte de dialogue de la figure 2 sera vide s'il s'agit d'un nouveau classeur excel. S'assurer de mettre la bonne date.
Pour les périodes financières subséquentes, un classeur existant sera mis à jour par la lecture d'une balance de vérification d'une période financière subséquente. Le champ Date de la balance de vérification de la boîte de dialogue de la figure 2 contiendra alors la date de la dernière balance de vérification. Il sera alors important de changer cette date selon la date de la nouvelle balance de vérification, sinon ExcelFSM assumera qu'il s'agit de relire une balance de vérification amendée pour la période courante et mettra à jour les soldes de la période courante au lieu de procéder à l'ajout d'une nouvelle période (et oui, ExcelFSM peut procéder avec des balances de vérification amendées et mettre automatiquement à jour les rapports financiers). ExcelFSM a aussi la capacité d'ajouter des périodes financières antérieures dans un classeur existant.
Spécifier la lettre des colonnes contenant les données - Inscrire la lettre des colonnes de la feuille contenant le numéro de compte, le titre du compte, la colonne débit et la colonne crédit. Pour les balances de vérification ayant les débits et crédits dans la même colonne, simplement inscrire la lettre de cette colonne dans les deux champs.
Note: les '-' contenus dans les numéros de comptes seront remplacés par '_'
Transfert des régularisations - Cocher pour transférer les écritures de régularisation de la période courante dans la période subséquente. Ces écritures pourront être modifiées ou détruites pour la nouvelle période. Cette option est utile pour les écritures de régularisation qui sont récurrentes d'une période à l'autre.
Utiliser ces paramètres pour les autres entreprises - Cocher pour qu'ExcelFSM utilise les mêmes paramètres pour les entreprises restantes dans la Liste de Consolidation. La boîte de dialogue de la Figure 2 ci-haut ne sera plus affichée et ExcelFSM effectuera la lecture des balances de vérification restantes en utilisant la même information.
Résultats
Cliquer OK. Les évènements suivants surviennent:
•Les données de la balance de vérification sont lues.
(Le numéro et le titre des comptes sont affichés au fur et à mesure dans la cellule A1)
•Un nouveau classeur FSM est créé et sauvegardé. Son nom est:
FSM <Nom de l'entreprise> <Date de la balance de vérification>.
Note: Le classeur FSM est sauvegardé dans le répertoire où est conservé le fichier source de la balance de vérification lue. Le classeur FSM peut être déplacé dans un autre répertoire. Les classeurs FSM des périodes subséquentes sont sauvegardés dans le même répertoire que le classeur FSM existant.
Note: dans le cas d'états financiers consolidés, le nom du classeur FSM sera:
FSM <Nom de la compagnie mère> <Date> Consolidé.
•Un imprimé des données lues est généré et mis dans une nouvelle feuille renommée 'Impr.données <date> lues' et insérée dans le classeur.
(Le numéro et le titre des comptes sont affichés au fur et à mesure dans la cellule E1)
•La fenêtre de la Charte des comptes est ouverte.
Mise à jour de la Charte des comptes
Si c'est la première fois qu'une balance de vérification est lue dans le classeur, une Charte des comptes est créée.
S'il s'agit d'une lecture subséquente de balance de vérification, la Charte des comptes existante est mise à jour. Le nombre de nouveaux comptes ajoutés à la Charte des comptes est affiché:
Les nouveaux comptes sont insérés au début de la Charte des comptes:
Ces nouveaux comptes peuvent être déplacés dans la charte à l'aide de la souris, au moment désiré. Un moment propice pour ce faire est après avoir regroupé les nouveaux comptes dans les postes des différents états financiers.
Note: Les modifications apportées aux titres des comptes dans le logiciel comptable seront apportées dans ExcelFSM.
Imprimé des données lues
L'imprimé des données lues montre les données lues par ExcelFSM:
•Nom de l'entreprise
•Date de la balance de vérification
•Pour Consolidés (coché ou non)
•Transfert des régularisations (coché ou non)
•Données concernant les comptes de la balance de vérification
•Nombre de comptes
•Total des débits et des crédits compilé dans le processus de lecture
Note: La raison d'être de cette feuille est de permettre de vérifier que les données de la balance de vérification ont été correctement lues. Cette feuille peut être imprimée, détruite, etc.
Mise à jour des états financiers
Les états financiers contenus dans le classeur sont automatiquement mis à jour avec les données de la nouvelle balance de vérification:
•Les soldes des Postes sont mis à jour selon les nouveaux soldes des comptes.
•Les Totaux sont mis à jour selon les nouveaux soldes des Postes.
•Les dates sont mises à jour.
•Si 'Transfert des régularisations' a été coché, les écritures de régularisation de la période précédente sont copiées pour la nouvelle période financière.
Nouveau classeur créé pour chaque nouvelle période financière
Lorsque les données d'une nouvelle période financière sont lues (i.e. la date de la balance de vérification est différente), le classeur de la période courante est copié. Cette copie devient le classeur de la nouvelle période et les données de la nouvelle période sont lues dans ce nouveau classeur.
Ainsi, le classeur original de la période précédente est conservé. Au fur et à mesure que des données de nouvelles périodes financières sont lues, une série de classeurs historiques apparaît, soit un classeur par période financière.
Note: Étant donné que le nom des classeurs contient le nom d'entreprise et la date, les classeurs sont facilement identifiables.
Note: Les soldes des comptes des périodes antérieures sont conservés dans chaque nouveau classeur et sont utilisés pour fin de présentation comparative. La consultation des classeurs des périodes antérieures (historiques) peut cependant s'avérer utile pour voir la Charte des comptes d'une période antérieure, de même que les écritures de régularisation d'une période antérieure.